会議がうまくいかないのは3つの「ない」が原因

• アジェンダ（議題）がない
• 論理的な進行役がない
• 会議結果の記録がない

 

記録が不十分なまま次の会議をする

 

会議における議事録の位置づけについて

議事録をベースにして会議を運営することで、情報共有、交通整理に係る労力を減らし、より効率的にかつ有意義な会議を実現することができる。

 

当日中に議事録を作成する

• 決定事項をまとめる（発言も合わせて整理）
• 宿題をまとめる
• 議論の要旨をまとめる（どうやって決まったかも）

 

メンバーが内容を確認し、それぞれの仕事に取り組む

• 各自の役割を認識する
• 次回までの作業を進める
• 不参加のメンバーにも情報共有を図る

 

議事録を起点に会議を始める

• 会議の目的を定める
• 意思決定すべき事項を整理する
• 会議の手順を共有する

 

主な内容

会議名              ：会議名称

使用資料          ：可能であれば閲覧方法も含めて明記

出席者              ：出席者全員の氏名

日時                  ：年月日および曜日、時間

場所                  ：フロア、会議室

作成者/作成日：議事録の作成者

 

会議の決定事項、合意事項

未決事項（次回以降に持ち越すもの、保留のもの）

各担当の「宿題」となるアクション

上記決定/合意事項に至るまでの経緯（参加者発言）

 

議事録のサンプル

 

会議名              ：議事録の書き方についての会議

使用資料          ：議事録の正しい書き方（配布）

日時                  ：2015/05/04（月）　10：00～11：00

場所                  ：A会議室

参加者              ：山田、山本、佐藤、田中、鈴木

 

■プロジェクトの状況報告

　・状況

　　－営業、企画

　　　　仕様が確定し、デザイン依頼済み

　　　　※一部未確定の仕様があるが、来週までには確定する予定

　　－デザイン

　　　　オンスケで5/16（土）に完了予定

　　－システム

　　　　サーバ側の実装がオンスケ

・決定事項

　　－仕様共有の会議を実施

　　　　日時：5/10

　　　　参加者：山田、山本、佐藤

　　　　場所：C会議室

　　　　目的：仕様の共有

■アクションアイテム

　・仕様共有のアジェンダ作成

　　　　担当者：山田

　　　　期限：5/9（土）

　　　　目的：仕様バグをなくすため

　・テストケース作成

　　　　担当者：山本

　　　　期限：5/11（月）

　　　　目的：テスト準備のため