会議がうまくいかないのは3つの「ない」が原因
- アジェンダ(議題)がない
- 論理的な進行役がない
- 会議結果の記録がない
記録が不十分なまま次の会議をする
会議における議事録の位置づけについて
議事録をベースにして会議を運営することで、情報共有、交通整理に係る労力を減らし、より効率的にかつ有意義な会議を実現することができる。
当日中に議事録を作成する
- 決定事項をまとめる(発言も合わせて整理)
- 宿題をまとめる
- 議論の要旨をまとめる(どうやって決まったかも)
メンバーが内容を確認し、それぞれの仕事に取り組む
- 各自の役割を認識する
- 次回までの作業を進める
- 不参加のメンバーにも情報共有を図る
議事録を起点に会議を始める
- 会議の目的を定める
- 意思決定すべき事項を整理する
- 会議の手順を共有する
主な内容
会議名 :会議名称
使用資料 :可能であれば閲覧方法も含めて明記
出席者 :出席者全員の氏名
日時 :年月日および曜日、時間
場所 :フロア、会議室
作成者/作成日:議事録の作成者
会議の決定事項、合意事項
未決事項(次回以降に持ち越すもの、保留のもの)
各担当の「宿題」となるアクション
上記決定/合意事項に至るまでの経緯(参加者発言)
議事録のサンプル
会議名 :議事録の書き方についての会議
使用資料 :議事録の正しい書き方(配布)
日時 :2015/05/04(月) 10:00~11:00
場所 :A会議室
参加者 :山田、山本、佐藤、田中、鈴木
■プロジェクトの状況報告
・状況
-営業、企画
仕様が確定し、デザイン依頼済み
※一部未確定の仕様があるが、来週までには確定する予定
-デザイン
オンスケで5/16(土)に完了予定
-システム
サーバ側の実装がオンスケ
・決定事項
-仕様共有の会議を実施
日時:5/10
参加者:山田、山本、佐藤
場所:C会議室
目的:仕様の共有
■アクションアイテム
・仕様共有のアジェンダ作成
担当者:山田
期限:5/9(土)
目的:仕様バグをなくすため
・テストケース作成
担当者:山本
期限:5/11(月)
目的:テスト準備のため